本科生/研究生给教授发邮件应该注意什么?

Clarity(言简意赅思路清晰)和Formality(格式正确用词标准)是与大学教授有效沟通的关键。

要确保使用清晰的邮件标题,让教授一眼就能明白邮件的紧急性。

很多大学生平时和朋友交流的时候都会使用不同的社交软件,但是和教授交流的时候我们需要使用电子邮件。

然而平时聊天的时候是随意的,我们在发消息的时候,可能不会再三考虑如何去简化句子;同时也会发很多emoji和表情包去表达内容。但是电子邮件的标准是不同的,尤其是在学术环境中。同时有专家表明,学生的电子邮件会影响教授对他们的看法。

德克萨斯州州立大学传播研究系高级讲师兼职业筹备主任 Michael Burns 在一封电子邮件中写道:“(写邮件时)要想想你希望教授把你看成什么样的学生和什么样的人。”;另外他还说:“电子邮件的格式、段落、用词等沟通方式会给人留下深刻印象,你要尽量确保别人以积极的方式看待你。” 这足以证明了一封正式的邮件可以对你有多大的影响。

所以今天我们要跟大家聊一些在和教授发邮件时需要注意的 “Don't”s和“Do”s

DON'Ts

  • Email from a personal account.

  • Use a nondescript subject line.

  • Forget a proper salutation.

  • Rush the professor.

Don't

Email From a Personal Account

# 不要使用个人邮箱

有的教授不会打开来自不熟悉的邮箱发出的邮件,而大部分情况下,教授可能都收不到来自学生个人账户的邮件。

许多大学的防火墙会默认将来自未知或者非大学后缀的邮件拦截,直接会进垃圾箱,这样的话教授就直接收不到这些邮件了。

所以学生与教授发送电子邮件时,应当始终使用大学账户对应的电子邮件地址。

Don't

Use a Nondescript Subject Line

# 不要使用非描述性的标题

何为描述性标题?例如你对今天某项作业有疑问,标题里就要直接写上“Questions about today's assignment from class xxx”,越具体越好,可以让教授迅速从标题中就知道你有什么问题,而不是只是一个标题“Questions”。每个教授都会教不止一个班级,清晰的描述性标题可以节省大家的时间。

西密歇根大学的教授 StaciPerryman Clark表示:“电子邮件的标题与电子邮件的内容一样重要。”;俄亥俄州凯斯西储大学荣誉退休教授 Marilyn Sanders Mobley 也同样表示:“学生需要一个好的标题来确保自己发的电子邮件不会被忽视。”

一个清晰的标题可以让教授了解到这条邮件的紧急程度。如果可以通过邮件标题有效的概括邮件内容,同时也会展现出这个学生的专业性,这也是学术能力的一种体现。

Don't

Forget a Proper Salutation

# 不要忘记使用一个恰当的问候词

平时我们和朋友们聊天的时候可能会以“ Hey”或者“Hi”这些比较随意的问候词,但是当我们给教授发邮件的时候,最好使用一些更正式的问候词,例如“Hello,”Dear,"Good morning,"或者“Good afternoon,”。

还有一点很重要的是要使用正确的教授职称。很多人第一次给教授发邮件的时候可能不知道教授更喜欢被怎么称呼。有些有博士的头衔教授可能会更倾向于被称作Dr. X,也有一些教授更喜欢学生叫他的名字。

由于每个教授的喜好不同,如果怕出错的话,“Professor X”是最安全的称呼,但注意不要把教授的姓拼错哦。

Don't

Rush Your Professor

# 千万不要催!

每个教授都有很多很多的学生,意味着他们可能每小时会收到很多邮件,都需要一个个去回复。同时,有的教授他们也有别的工作,这导致了他们每天真的很繁忙。

所以当遇到问题的时候,可以先看看有没有别的途径可以解决:去问一下其他的同学,在下一节课上课前或者下课后抓紧问,又或者去预约一个office hour可能也是一个不错的选择。如果在此期间你没有机会见到教授,同时过了几个工作日教授还没有回复你的话,届时再发送一个礼貌的“催促”邮件会比较稳妥。

DOs

  • Consider whether an email is necessary.

  • Visit a writing center.

  • Be concise.

  • Proofread.

Do Consider

Whether an Email Is Necessary

就像我刚才说的,在给教授发邮件之前,可以先确定一下自己是否有其他途径可以获取自己想问的问题的答案。

查询Syllabus,找同一节课的同学,或者翻阅教授统一发送的一些邮件等,都有可能可以找到答案。

Do Visit a Writing Center

每个大学一般都会有专门的写作中心用于辅导学生写作。同时,写作中心的作用不仅仅局限于平时的论文修改,也可以学习如何去写邮件,尤其是非常重要的那些邮件!

对于非英文母语者的我们来说,去专门的学习这类书面用语是非常重要的。中文对这些的要求其实也很严格,我们作为母语者尚且需要学习,何况没有那么熟悉的英语呢~

另外有的学校可能会有专门的写作课作为必修来指导学生如何使用书面用语。总之,多花些时间在这件事上,你一定会受益匪浅。

Do Be Concise

学生应当在电子邮件交流中尽可能少地占用教授的时间。

一定要做到言简意赅,如果你发现自己没有办法用几句话概括自己的问题,建议直接和教授约office hour面谈会比较节省彼此的时间。

想要做到这一点,我们又回到上一条,记得一定要花时间去学习书面语的简洁表达。

Do Proofread

在点击“发送”键之前,一定一定一定要检查!

不要有任何的拼写,语法,或者更弱智的错误。电子邮件是很正式的一种形式,如果有比较低级的错误只会显得你很不专业且很不认真。

电子邮件不像平时我们发微信,发错了还能撤回,点击了发送就是发送,所以一定要检查。

在看完今天关于写邮件的“Don't”s 和“Do”s以后,希望大家可以有所收获。与教授的沟通过程中还有很多其他细节需要注意和学习,这也是对教授的一种尊重。

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